Ein mittelständisches Unternehmen stand vor einer heiklen Herausforderung im Personalmanagement: Der langjährige Personalleiter sollte ersetzt werden, eine öffentliche Ausschreibung war jedoch ausgeschlossen. Die Lösung lag in einem diskreten und zielgerichteten Headhunting, das nicht nur den Betriebsfrieden sicherte, sondern auch eine strategische Weiterentwicklung der Personalabteilung ermöglichte. Wie dieser Prozess erfolgreich umgesetzt wurde, zeigt diese Case Study.
Inhalt
Ausgangssituation: Notwendiger Wechsel unter Wahrung der Vertraulichkeit
Ein etabliertes mittelständisches Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden stand vor einem Führungswechsel in der Personalabteilung. Der langjährige Personalleiter hatte sich aus persönlichen Gründen entschieden, das Unternehmen zu verlassen. Für die Geschäftsleitung war klar, dass frühzeitig eine qualifizierte Nachfolge gefunden werden musste, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
Die Herausforderung bestand darin, dass der Wechsel nicht vorab kommuniziert werden sollte, um Unruhe und Spekulationen in der Belegschaft zu vermeiden. Eine öffentliche Stellenausschreibung hätte zu Unsicherheiten geführt und auch eine interne Bekanntgabe kam nicht in Frage, da sie Diskussionen über die Gründe des Wechsels ausgelöst und die Mitarbeitenden verunsichert hätte. Um eine stabile Arbeitsatmosphäre zu gewährleisten und einen Dominoeffekt in der Personalabteilung zu vermeiden, wurde der Wechsel daher diskret vorbereitet. Das Unternehmen entschied sich für einen streng vertraulichen Suchprozess, der von einem erfahrenen Personalberatungsunternehmen durchgeführt wurde.
Der Suchprozess: Diskrete Direktansprache statt öffentlicher Ausschreibung
Die Personalberatung entwickelte eine individuelle Suchstrategie unter Wahrung höchster Diskretion. Statt die Position öffentlich auszuschreiben, wurden gezielt Führungskräfte mit den passenden Qualifikationen angesprochen. Dabei griff die Personalberatung auf ihr etabliertes Netzwerk und vertrauliche Empfehlungen zurück.
Eine der größten Herausforderungen war es, potenzielle Kandidat*innen zu gewinnen, ohne dabei frühzeitig die Identität des suchenden Unternehmens preiszugeben. Die Ansprache erfolgte daher in persönlichen Gesprächen, in denen erste Rahmenbedingungen abgefragt wurden, ob die Position interessant sein könnte. Mit vielversprechenden Personen wurde dann eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet, so dass die Gespräche offen geführt und nicht nach außen getragen werden konnten.
Parallel dazu wurden die Rahmenbedingungen für den Wechsel im Unternehmen vorbereitet. Wichtig war, dass die neue Personalleitung nicht nur fachlich qualifiziert ist, sondern auch die Unternehmenskultur versteht und sich schnell integrieren kann. Daher wurde im Suchprozess nicht nur auf fachliche Qualifikationen, sondern auch auf Soft Skills und kulturelle Passung geachtet.
Die Herausforderungen: Sensible Kommunikation und Cultural Fit
Ein Führungswechsel ist immer mit Risiken verbunden, insbesondere wenn er unter strikter Geheimhaltung stattfinden muss. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, eine reibungslose Kommunikation zwischen den Kandidat*innen und dem Unternehmen sicherzustellen, ohne dass Informationen nach außen dringen.
Die Kandidat*innen mussten überzeugt werden, sich auf einen Auswahlprozess einzulassen, ohne zu wissen, welches Unternehmen hinter der Suche steckt. Gleichzeitig galt es, Vertraulichkeit und Transparenz in Einklang zu bringen. Erst in weiterführenden Gesprächen konnten die potenziellen Kandidat*innen mehr über die Rolle, die Unternehmensstruktur und die strategischen Herausforderungen erfahren.
Ein weiteres zentrales Kriterium war der Cultural Fit. Die neue Personalleitung sollte nicht nur fachlich überzeugen, sondern sich auch schnell in das bestehende Führungsteam integrieren können. Um dies sicherzustellen, wurden individuelle Assessments durchgeführt, in denen Führungskompetenz, Change-Management-Erfahrung und strategisches Denken geprüft wurden.
Eine weitere Herausforderung war die interne Planung des Übergangs. Das Management wollte sicherstellen, dass der Übergang reibungslos und ohne abrupten Bruch vonstatten geht. Daher wurde eine schrittweise Übergangsstrategie entwickelt, die eine enge Zusammenarbeit zwischen dem alten und dem neuen Personalmanagement vorsah.
Das Ergebnis: Erfolgreiche Besetzung ohne Unruhe und Effizienzeinbußen
Nach einer sorgfältigen Evaluierung fiel die Wahl auf eine erfahrene Führungskraft mit umfangreicher Expertise in Personalmanagement, Change Management und digitaler Transformation. Die ausgewählte Kandidatin brachte nicht nur das erforderliche Fachwissen mit, sondern auch die Fähigkeit, bestehende Strukturen weiterzuentwickeln und innovative HR-Strategien umzusetzen.
Die Vertragsverhandlungen fanden direkt zwischen dem Management und der Kandidatin statt, um die Vertraulichkeit bis zum letzten Moment zu wahren. Nach der endgültigen Einigung wurde ein detaillierter Einarbeitungsplan erstellt, der sicherstellte, dass die neue Personalleiterin ihre Aufgaben nahtlos übernehmen konnte.
Der Übergang verlief reibungslos. Der bisherige Personalleiter wurde schrittweise aus dem operativen Geschäft herausgelöst, während sich die neue Stelleninhaberin parallel in die Prozesse einarbeitete. Durch dieses Vorgehen konnten Unsicherheiten in der Belegschaft vermieden werden und eine geordnete Übergabe aller Themen stattfinden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Veränderung positiv aufgenommen, da sie professionell umgesetzt wurde und das Team von Anfang an in die neuen Prozesse integriert war.
Bereits nach wenigen Monaten zeigte sich, dass die Entscheidung für ein diskretes Headhunting der richtige Weg war. Die neue Personalleiterin brachte frischen Wind in die Personalabteilung und initiierte erste Modernisierungsprojekte. Ihre strategischen Impulse halfen dem Unternehmen, den HR-Bereich zukunftssicher aufzustellen und digitale Prozesse stärker zu integrieren.
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Lessons Learned: Warum Diskretion entscheidend ist
Eine diskrete Vorgehensweise bei der Besetzung von Schlüsselpositionen kann unerlässlich sein, insbesondere wenn eine öffentliche Ausschreibung nicht in Frage kommt. Unternehmen profitieren in mehrfacher Hinsicht von einem professionellen Headhunting-Prozess:
- Schutz der internen Stabilität: Ein offener Rekrutierungsprozess kann Unsicherheit erzeugen und bestehende Mitarbeitende verunsichern. Eine vertrauliche Suche ermöglicht es, den Wechsel strategisch zu planen, ohne Unruhe zu stiften.
- Zugang zu den besten Kandidatinnen und Kandidaten: Hochqualifizierte Führungskräfte sind selten aktiv auf Stellensuche. Durch gezielte Direktansprache können Fach- und Führungskräfte erreicht werden, die sonst nicht für eine Position gewechselt hätten.
- Schnelle Integration: Wenn neben den fachlichen Kompetenzen auch die kulturelle Passung berücksichtigt wird, kann der Übergang effizient gestaltet werden, so dass die neue Leitung schnell produktiv wird.
- Minimierung von Reputationsrisiken: Eine unprofessionell durchgeführte Suche kann sich negativ auf das Unternehmensimage auswirken. Durch ein strukturiertes und vertrauliches Vorgehen bleibt das Unternehmen in der Außenwahrnehmung stabil.
Fazit: Diskretes Headhunting bei strategisch wichtigen Positionen
Ein diskretes und strategisch durchdachtes Headhunting ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen, wenn es um die Besetzung von Schlüsselpositionen unter sensiblen Rahmenbedingungen geht. Die gezielte Direktansprache ermöglichte eine erfolgreiche Neubesetzung, ohne den Betriebsfrieden zu gefährden.
Ein professionell durchgeführter Suchprozess sichert nicht nur Stabilität, sondern schafft auch die Grundlage für eine zukunftsorientierte Weiterentwicklung des Unternehmens. Für mittelständische Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, ist ein vertraulicher und maßgeschneiderter Recruiting-Prozess der Schlüssel, um strategische Weichenstellungen erfolgreich umzusetzen. Erfahren Sie jetzt mehr zum Thema Führungskräfte im Bereich Personal finden.
